OPTIGEM

SOFTWARELÖSUNGEN FÜR GEMEINDEN
UND GEMEINNÜTZIGE WERKE

»Digitalisierung geht nicht mehr weg«

Gisela Bhatti und Doris Kunstdorff von der Agentur Cloud und Rüben aus Krefeld beraten Non-Profit-Organisationen. Ihr Schwerpunkt:Weiterbildung und Unterstützung beim Auswahlprozess rund um Customer Relationship Management-  (CRM) und Fundraising-Systeme. Im deutschen Fundraising-Verband engagieren sich die beiden ebenfalls, um das Thema voranzubringen. 

Wir haben mit den beiden Expertinnen ein Interview geführt. Darin zeigen sie auf, welche Möglichkeiten sich durch eine vorausschauende Strategie ergeben und wie man sie Schritt für Schritt umsetzt. Und wir haben über Schwierigkeiten gesprochen, die zu erwarten sind, wenn man diese Prozesse angeht. Doris Kunstdorff sagt, die Lockdowns in der Corona-Pandemie hätten quasi eine »Zwangsdigitalisierung« in Deutschland ausgelöst. Gleichzeitig habe das aber gezeigt, wie viele offene Fragen es auf diesem Gebiet noch gibt. Auch im gemeinnützigen Sektor seien eine Reihe von Organisationen unter Druck geraten. Denn nachhaltige Digitalisierung ist viel mehr, als die Arbeit mit Videokonferenz und Kollaborationssoftware zu erledigen, statt mit realen Meetings und E-Mails.

Lesen Sie in diesem Artikel:

 

  • Was mit Digitalisierung im Non-Profit-Sektor möglich ist
  • Der Alltag in vielen Non-Profit-Organisationen
  • Digitalisieren mit Strategie – erste Vorbereitungen
  • Die Inventur – was wir haben und was wir wollen
  • Das richtige CRM- und Fundraising-System auswählen
  • Die Datenbank auf Vordermann bringen
  • Nutzen, was der Markt hergibt
  • Plattform datenwelten.org

Was mit Digitalisierung im Non-Profit-Sektor möglich ist

OPTIGEM:  Ist Digitalisierung immer noch ein Fremdwort im Non-Profit-Sektor?

Cloud und Rüben: Nein, sicher nicht mehr. Dank der Corona-Pandemie haben wirklich alle Organisationen begriffen, dass Digitalisierung für die eigene Arbeits- und Teamorganisation unverzichtbar ist. Aber wie weit Digitalisierung in Projektarbeit hineingreift und den Vereinszweck als solchen berührt, spricht sich noch immer nur langsam herum. Wenn manche dann feststellen, dass Digitalisierung eben nicht nur eine technische Aufgabe ist, sondern die ganze Organisation betrifft, bekommen die Entscheider schon wieder kalte Füße. Dabei birgt das Thema im gemeinnützigen Sektor sehr viele Chancen.

 

OPTIGEM: Lassen Sie uns direkt konkret werden!

Cloud und Rüben: Gerne. Wenn zum Beispiel eine deutsche Organisation ein Landwirtschaftsprojekt in Ostafrika unterstützt, kann ich den Computer nutzen, um direkt mit den Kolleginnen und Kollegen vor Ort zu kommunizieren. Mit E-Mail macht man das seit Jahren. Seit Corona sehen sich die Kommunizierenden beim Gespräch auch – wenn die Leitung stabil ist und wo immer möglich, ersetzen Kollaborationstools den Mail- und Postwechsel.

Digitalisierung, die den Vereinszweck im Blick hat, geht aber viel weiter. Dann beobachten die Landwirte in dem Projekt die Wetterlage in der afrikanischen Region, um den besten Aussaat- und Erntezeitpunkt zu finden. Mit Online-Tutorials oder Videoclips können sie sich etwa zu den Themen Bewässerung oder natürliche Schädlingsbekämpfung weiterbilden. Und gemeinsam vergleichen sie regionale Marktpreise für die geernteten Produkte.  Allerdings nutzen auch Einkäufer solche Möglichkeiten – letztendlich um die Preise zu drücken. Man muss sich also klar machen, dass Digitalisierung nicht »von Natur aus« ein Segen ist, sondern fast immer auch eine Schattenseite hat!

 

OPTIGEM: Hmm … hört sich ja schon gar nicht mehr so unkompliziert an, aber was ist da fortschrittlicher als bisher?

Cloud und Rüben: Dann denken wir das noch einmal weiter und stellen uns eine voll durchdigitalisierte Organisation vor. Das ist allerdings ein Zukunftsszenario.

Schauen wir nur mal auf einen Vorgang – Projektsteuerung, Kommunikation, Fundraising, Buchhaltung, Dokumentation und mehr – sehr viele Arbeitsschritte spendensammelnder Organisationen lassen sich digital abbilden und stärker miteinander verknüpfen, als es heute der Fall ist:

Beispiel für einen durchorganisierten und -digitalisierten Fundraising-Prozess anhand eines fiktiven Landwirtschaftsprojekts in Ostafrika (für bessere Ansicht einfach reinzoomen oder mit Klick auf die Grafik dieses Beispielprojekt mit ausführlicher Beschreibung und größerer Grafik als PDF herunterladen).

Der Alltag in vielen Non-Profit-Organisationen

OPTIGEM:  Das klingt sehr rund. Gibt es Organisationen, die so arbeiten?

Cloud und Rüben: Wie gesagt: Das Beispiel ist in seinem ganzen Umfang noch ein eher selten praktiziertes, meist noch künftiges Szenario. Im Beratungsalltag begegnen uns einige Organisationen, die mit solchen Ideen vorausgehen. Das sind aber Ausnahmen.  Denn natürlich muss vieles bedacht werden: Bildrechte, Datenschutz, Zugriffsrechte der Benutzer auf gemeinsame Daten und Mehr-Mandantenfähigkeit – um nur einige wichtige Aspekte neben vielen anderen zu nennen.

Zurück in die Realität: Da bekommen wir immer noch viele Anfragen von Organisationen, die erstmal überhaupt eine zentrale Datenbank oder Software suchen und Unterstützung dabei brauchen.

 

OPTIGEM:  Okay…? Wie haben solche Teams denn vor Corona gearbeitet?

Cloud und Rüben: Im »schlimmsten Fall« haben die nur mit Excel-Listen gearbeitet, z.B. eine Liste für die Spendenden, eine Liste mit Interessenten, eine mit Pressekontakten, eine für Patenschaften, eine Liste für Patenkinder im Projektland, eine für die Lehrenden der Schule, eine für die Schülerinnen und Schüler, eine für freiwillig Helfende und sicher kamen manche Personen in mehreren Listen vor.
Dann waren die Mitarbeitenden plötzlich ins Homeoffice verbannt und konnten nicht mal eben ins Nachbarbüro gehen, um die eine mit der anderen Liste abzugleichen. Während der Datenabgleich vor Corona schon aufwendig war, wurde er mit Pandemiebeginn noch fehlerhafter. Gleichzeitig mussten neue Aufgaben gestemmt werden, die sich erst durch Corona ergaben. Das hat viele überfordert. Zwischen Organisationen, die noch ganz am Anfang der Digitalisierung stehen und denen, die schon ganz weit sind, gibt es ganz viele Abstufungen.

Dies ist eine gekürzte Version des Newsletters über Cloud-Lösungen. Wenn Sie den gesamten Artikel lesen wollen, abonnieren Sie bitte unseren Newsletter. In der nächsten Ausgabe gibt es dann auch ein Link zur Leseansicht der letzten Ausgabe.

 

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Er hat einen Bachelor – ist aber kein Bachelor! Seine Herz-Dame hat er bereits gefunden. Stets freundlich und entspannt bereichert er unser Team.

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Privat hat er einer Königin und deren Volk ein neues Zuhause eingerichtet. Zum Dank dafür kann er süßen Honig ernten. Ganz seiner Art entsprechend, hegt und pflegt er seine Bienen ausdauernd und geduldig.

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Programmierer unserer Access-Anwendung und Background-Support für technische „Härtefälle“. Er navigiert unsere Kunden erfolgreich durch den Dschungel der Serverkonfigurationen, Programmupdates und Datenumstellungen.

Ein Liebhaber des rundledrigen Breitensports, der vor allem seinem direkten Nachbarn – dem BVB – sämtliche Daumen drückt und zugleich mit blutendem Herzen um den Kern dieses wunderbaren Spiels bangt. Benötigt zudem irgendein Gemeinschaftsgut im Büro einer ausführlichen Pflege, kümmert sich Daniel hingebungsvoll darum.

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Wenn es bei Ihnen hakt, ist Kay unser Trouble-Shooter! Seine langjährige Erfahrung sowohl in der Netzadministration als auch in der Softwareentwicklung bringt er gerne ein, um kleineren wie auch größeren Schwierigkeiten schnell auf dem Grund zu gehen.

 

In seiner Gemeinde in der alten Heimat hat Kay auch als Kassenwart schon mit OPTIGEM gearbeitet. Nun hat er gewissermaßen die Fronten gewechselt und fühlt sich als gebürtiger Badener sogar im Ruhrpott pudelwohl. Er liest gerne und liebt Städtereisen im In- und Ausland.

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Fallorientiert und kompetent bringt er sich täglich an der Hotline ein. Darüber hinaus schult Stefan unsere Anwender vor Ort oder sie hören ihn als Stimme bei unseren Webinaren.

 

Für ihn als waschechten Sachsen im nordrhein-westfälischen „Revier“ versteht es sich von selbst, dass er immer wieder Heimatluft auftanken muss. Danach kann es durchaus zur Sprachverwirrung kommen und seine bilinguale Fähigkeit muss sich wieder auf Ruhrpott-Deutsch umstellen.

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Freuen Sie sich auf sein „Willkommen“ an der Hotline!  Hoch konzentriert und qualifiziert löst er Anwenderprobleme.

Er fährt am liebsten richtig alte Roller, am besten im Originalzustand aus den 50-ern und aus Italien selbst importiert. PKW dürfen ebenfalls nicht jünger sein. Dafür geht es zum Ausgleich im Urlaub immer mal wieder auf eine richtig moderne Fahrradtour.

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Roswitha
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anwenderbetreuung

Mit viel Herz berät und hilft Roswitha unseren Anwendern an der Hotline. Als gelernte Bilanzbuchhalterin ist sie an deren täglicher Arbeit ganz nah dran.

 

Gebürtig in Bayern zieht es sie immer wieder in ihre Heimat. Aber auch ferne Reiseziele interessieren sie sehr. Als Ausgleich zu ihrem Fulltime-Job bei OPTIGEM geht sie gern in die Natur und engagiert sich als Kleingruppenleiterin.

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Andreas
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Programmierung (.net)

Andreas ist Entwicklungsleiter im Bereich .NET und unser Administrator, der bereits über viele Jahre das OPTIGEM Team mit seinem ausgeprägten Know-how bereichert.

 

 

Als Ausgleich zum Büro schwingt er sich gelegentlich auf sein Motorrad und genießt aussichtsreiche, kurvige Routen.

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Birgit
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Anwenderbetreuung

Eine Frau der ersten Stunde, die ganz wesentlich die Anwenderbetreuung bei OPTIGEM über mehrere Jahre mitgeprägt und aufgebaut hat. Birgit ist in der Anwenderbetreuung mit Herz, Seele und Know-how aktiv.

 

Dass Birgit ihren Ehemann auch bei uns kennen und lieben gelernt hat, ist natürlich rein zufällig geschehen.

Sogar der Traupastor des Paares ist früher bei OPTIGEM tätig gewesen.

 

Und soll der alljährliche Betriebsausflug wieder organisiert werden, fragen wir als erstes Birgit. Exotische und abenteuerliche Ziele sind dann garantiert.

 

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Melina
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Sekretariat

Melina arbeitet in Teilzeit in unserem Sekretariat. Ebenso gut gelaunt wie ihre Kollegin, kümmert sie sich um alle Fragen und Belange unserer Kunden.

 

Nebenberuflich ist sie als Familienfotografin unterwegs und genießt ihre Freizeit am liebsten mit ihren drei Kindern und ihrem Mann im Garten.

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Christiane
Rebbe-Walter

Sekretariat

Christiane arbeitet in Teilzeit in unserem Sekretariat. Egal, ob Fragen zur Softwarebestellung oder beim Bearbeiten von Anwendertagungen kommen, sie antwortet stets freundlich und gut gelaunt und hat alles hervorragend im Griff.

 

Privat leitet sie erfolgreich ein kleines Familienunternehmen und liebt es, in der Natur unterwegs zu sein.

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Mark
Cullingford

Geschäftsführung

Geschäftsführung, Kundenprojekte, und Schulungen: Der in Deutschland eingebürgerte, Baß spielende Brite kümmert sich um viele Firmenangelegenheiten, nur nicht um die Programmierung.

 

Leidenschaftlicher Golfer! Inmitten schöner Landschaften einen kleinen weißen Ball über gepflegten Rasen mit dafür völlig ungeeignetem Werkzeug in ein viel zu kleines Loch zu treiben – das bringt ihm die nötige Entspannung abseits der Arbeit.

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Mathias
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Geschäftsführung

Der eigentliche Gründer und Urheber von OPTIGEM leitet heute weiterhin die Geschicke des Unternehmens. „Hands on“ ist ihm am liebsten, weshalb er sich mit vollem Eifer um die Programmierung kümmert, sowohl der Standard- als auch der Individuallösungen.

 

Als leidenschaftlicher Radfahrer fehlt es ihm nicht an Ausdauer. Keine Strecke ist ihm zu lang, keine Steigung zu steil – egal, ob im Sauerland oder in den Alpen.

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Torsten
Gresser

Marketing und Kommunikation

Für die digitalen und analogen Medien ist Torsten zuständig. Er bringt seine Erfahrungen als ehemaliger OPTIGEM-Kunde mit ein, um die Funktionen noch verständlicher zu machen. Ob Webseiten, Beschreibungen oder redaktionelle Beiträge – bei ihm ist die Kommunikation und das Marketing in guten Händen.

 

Wenn er aus seinem Homeoffice „nach Hause kommt“, tüftelt er gern handwerklich in seiner Holzwerkstatt, entdeckt beim Wandern und Mountainbiken die Natur oder genießt ein gutes Steak mit anschließendem Lagerfeuer in geselliger Runde.