Fragen und Antworten zu OPTIGEM WIN-FINANZ

Ja. Sie können beliebig viele Benutzer einrichten und deren Rechte sowohl für die Adressverwaltung als auch für die Buch­haltung ganz individuell differenzieren.

Ja. Bei Betrieb in einem Netzwerk können mehrere Arbeitsplätze mit Win-Finanz sowohl gleichzeitig als auch mit gemeinsamen Datenzugriff arbeiten. Voraussetzung hierfür ist eine entsprechende Lizenzierung je Arbeitsplatz.

Jein. Win-Finanz ist zwar eine reine Windows-Anwendung. Ein Online-Betrieb ist dennoch mit Hilfe eines Terminal-Servers möglich, bei dem sich Programm und Datenbank auf dem Server befinden. Die Terminal-Server-Lösung ist vor allem sinnvoll, wenn mehrere Benutzer von verschiedenen Standorten aus mit Win-Finanz arbeiten sollen, z.B. mehrere Kassierer eines Gemeinschaftsverbands oder Mitarbeiter eines kleinen Werkes im Heimbüro. Auch hierfür ist eine entsprechende Lizenzierung je Arbeitsplatz bzw. Benutzerzugang erforderlich.

Ja. Unsere Partnerfirma Stricker IT bietet verschiedene Dienstleistungen rund um OPTIGEM an, insbesondere auch ein bewährtes und vielfach in Anspruch genommenes Hosting auf mehreren Terminalservern im Rahmen eines sehr leistungsfähigen und vollständig abgesicherten Rechenzentrums. Wir konzentrieren uns dafür auf die Entwicklung und den Support der Software.

Ja. Viele Auswertungen können direkt nach Excel ausgegeben werden. Ebenso werden Serienbriefe aller Art direkt in MS Word ausgegeben. (MS Word ist jedoch nicht die Voraussetzung dafür, die Spendenbestätigungen ausgeben zu können, sondern lediglich eine Option). Des Weiteren können diverse Datenexporte sowohl bei Personen- als auch bei Buchungsdaten ebenfalls in Form einer Excel Datei erfolgen.

Die Systemvoraussetzungen für Win-Finanz sind identisch mit den Vorausetzungen für MS Office 2010 bzw. MS Access 2010.

Fragen und Antworten zu »Jahresspendenbestätigungen«

Fragen und Antworten zu SPENDEN UND BUCHHALTUNG

Ja. Sie können problemlos sowohl Einzel- als auch Sammelbestätigungen mit Win-Finanz erstellen. Das gilt ebenso für eventuelle Dankbriefe. Einen ausführlichen FAQ finden Sie hier.

Ja. Wir stellen Ihnen Dokumentvorlagen entsprechend den derzeit gültigen amtlichen Mustern hier zur Verfügung. Bei aktuellen Änderungen der amtlichen Vorgaben passen wir diese Vorlagen oder – bei Bedarf auch das Programm – an und informieren alle Anwender entsprechend.

Ja. Sowohl beim Einstieg in Win-Finanz als auch im „laufenden Betrieb“ können Sie Ihre Mitglieds- oder Freundesdaten aus verschiedenen Dateiformaten (z.B. csv, xls usw.) direkt in Win-Finanz importieren. Bei etwas komplexeren Datenbankstrukturen bieten wir Ihnen gern eine Konvertierung Ihrer Daten ggf. inkl. Spendenbuchungen der vergangenen Jahre an. Diese Leistung berechnen wir nach tatsächlichem Aufwand.

Ja. In den Mitglieds- und Freundesdaten können Sie beliebig viele SEPA-Mandate und Lastschriften hinterlegen, z.B. für Vereins-, Elternbeiträge oder Spendenzusagen. Win-Finanz erinnert Sie an die Fälligkeiten und stellt Ihnen die entsprechenden SEPA-Dateien zur Verfügung. Die Buchung der entsprechenden Beiträge und Spenden erzeugt das Programm vollautomatisch. Sie sparen dadurch Arbeit und müssen die Datei nur noch per Online-Banking oder Bankprogramm zur Bank übertragen lassen.

Ja. Win-Finanz bietet Ihnen die Möglichkeit, die Umsätze Ihrer Bankkonten aus camt- bzw. MT940-Dateien (z.B. aus Online-Banking oder Bankprogramm exportiert) in die Buchhaltung zu importieren. Dabei sucht das Programm automatisch nach bekannten Absenderdaten oder stets wiederkehrenden Gutschriften und vervollständigt diese Buchungen aus den Erfahrungswerten automatisch. Voraussetzung hierfür ist das Zusatzmodul Kontoauszugsimport.

Ja. Sie können bei Bedarf mehrere Mandanten als separate Buchungskreise einrichten, z.B. für eine Tochtergemeinde, einen Zweitverein oder eine separate Stiftung, sofern diese Organisationen zueinander gehören, um deren Buchhaltung eigenständig zu führen. Dabei bestimmen Sie, ob die Personendaten jeweils exklusiv oder gemeinsam genutzt und gepflegt werden, um somit ggf. unnötige Doppelerfassungen in verschiedenen Mandanten zu vermeiden. Beachten Sie bitte jedoch, dass Sie für nicht verbundene, rechtlich selbständige Organisationen eine eigene Programmlizenz benötigen.

Ja. Das Programm unterstützt Sie vollständig, sowohl bei der automatischen Berechnung und Buchung von Umsatzsteuer, als auch bei der Abgabe der Voranmeldungen mittels ELSTER-Verfahren.

Nein. Sie können den Kontenrahmen in Win-Finanz völlig frei bestimmen oder einen Standardkontenrahmen (z.B. SKR03, SKR04, Vereinskontenrahmen usw.) auswählen und komplett importieren. Diverse Gemeindebünde stellen ihren Mitgliedsgemeinden fertige Standardkontenpläne als Importdatei zur Verfügung.

Ja. Win-Finanz haben wir von einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft mit Erfolg prüfen und zertifizieren lassen. Eine Kurzfassung des Zertifikats finden Sie hier. Ebenfalls verfügt das Programm über eine GDPdU-Schnittstelle zum Exportieren alle steuerlich relevanten Datenbestände, falls das Finanzamt eine Betriebsprüfung vornehmen will. Selbstverständlich passen wir unsere Software regelmäßig den aktuellen Bestimmungen an, sodass Sie durch unsere Updates immer auf dem aktuellen Stand bleiben.

Ja. Den Datenschutz auch in unseren Anwendungen zu berücksichtigen, ist uns immer ein Anliegen gewesen. In Folge der EU-Datenschutzgrundverordnung haben wir in Abstimmung mit unseren Anwendern ein umfangreiches Konzept realisiert und umgesetzt. Mehr verrät Ihnen auch folgendes Dokument.

Fragen und Antworten zu PERSONENDATEN LÖSCHEN

Zum Löschen einer Person wählen Sie in den Personen-Stammdaten die Schaltfläche Löschen.

OPTIGEM prüft dabei immer, ob es Gründe gibt, die gegen eine Löschung sprechen oder diese gar nicht zulassen und blendet in diesen Fällen eine passende Meldung ein.

Gründe gegen das Löschen können sein: vorhandene Spendenbuchungen, Forderungs- oder Verbindlichkeitsbuchungen, Familienzuordnungen wie ein Ehepartner, Zuordnungen zu Kategorien, Projekten, zu Zusatzmodulfunktionen wie Abos und weitere.

Entweder erscheint nur eine Empfehlung, dass diese Person nicht gelöscht werden sollte mit der dazu passenden Erklärung. Sie können danach trotzdem löschen.

Oder die Meldung sagt aus, dass die Person nicht gelöscht werden kann mit ebenfalls einer dazu passenden Begründung. An dieser Stelle geht es dann nicht weiter.

Ein Sonderfall für eine nicht zugelassene Löschung sind Löschfristen, vgl. hier wie folgt.

Für Spender und andere ist standardmäßig eine Löschsperre von 10 Jahren vordefiniert.

Diese Frist kann – ab Programmversion 6.2.3 und nur durch den Benutzer admin – bei Bedarf reduziert und damit das Löschen ermöglicht werden.

Öffnen Sie dazu als angemeldeter Benutzer admin im Menü

Mandant/Einstellungen/Grundkonfiguration Datenschutz die Registerkarte Löschfristen.

Für die Bereiche Spender, Empfänger von Rechnungen und – Lieferscheinen (diese sind nur für Kunden mit dem Zusatzmodul Fakturierung relevant) findet sich eine Standardvoreinstellung von 10 Jahren.

 

Achtung: Sind bei Aufruf der Löschfristen keine Zahlenwerte eingetragen, so bedeutet ein leeres Feld trotzdem 10 Jahre.

Bei einer zugelassenen Löschung wählen Sie in einem Dialogfenster, ob die Person vollständig gelöscht, eine Löschmarkierung gesetzt oder die Daten anonymisiert werden sollen.

  • Alle Daten einer vollständig gelöschten Person werden sofort, komplett und unwiderruflich entfernt.
  • Eine löschmarkierte Person wird aus den Stammdaten entfernt und kann in OPTIGEM nicht mehr für Spenden, Briefe, Einladungen, (Rechnungen) etc. verwendet werden. Alle Daten werden jedoch in den Stammdaten für löschmarkierte Personen aufgehoben, damit Sie diese Person bei Bedarf wieder für die Personenstammdaten reaktivieren (entlöschen) können.
  • Ein anonymisierter Personendatensatz verbleibt nur mit seiner Personennummer, PLZ, Ortsname und dem Eintrag (anonymisiert) im Feld Nachname in den Personenstammdaten, zusätzlich wird eine Liefersperre namens (anonymisiert) zugeordnet. ALLE weiteren Daten werden unwiderruflich gelöscht.

Diese Anonymisierung kann sinnvoll sein, wenn Sie z.B. vollständige Spendenauswertungen Ihrer Organisation benötigen, denn Spenden einer gelöschten Person erscheinen namentlich und betraglich nicht mehr in diesen personenbezogenen Auswertungen und könnten Ihr Spendenergebnis (wieder betraglich) verzerrt darstellen. Bei anonymisierten Spendern kann dies nicht passieren.

In der Personensuche werden löschmarkierte Personen noch gefunden, vollständig gelöschte natürlich nicht mehr, und anonymisierte nur bei einem Suchtreffer in den Feldern PLZ bzw. Ort.

 

Bei jeder der drei Varianten der Löschung einer Person werden deren personenbezogene Buchungen wie z.B. Spendenbuchungen nicht berührt, auch die zu dieser Person gehörenden Unterkonten bleiben erhalten.

Solange ein solches Unterkonto existiert, wird eine (nur beim vollständigen Löschen wieder) freigewordene Personen-Nummer nicht wieder neu vergeben.

Wenn Sie grundsätzlich nach einem Löschen dadurch evtl. wieder verfügbare Personennummern blockieren wollen, aktivieren Sie im Menü Mandant/Stammdaten auf dem Register Personen II die Option Personen-Nr. gelöschter Personen nicht erneut vergeben.

Betreiben Sie das Programm Adress-Manager allein, so gelten die oben aufgeführten Einschränkungen in der Regel nicht und Sie können in den meisten Fällen sofort alle drei Löschvarianten ausführen.

Wird ein Adress-Manager in einem Netzwerk zusammen mit Win-Finanz betrieben, so können Sie in einem Adress-Manager Personen gar nicht löschen.

Dies ist notwendig, da der Adress-Manager nicht prüfen kann, ob es z.B. Spenden- oder Rechnungsbuchungen gibt: daher können hier nur Win-Finanz-Plätze das Löschen durchführen.

Wenn Sie mehr als eine Person löschen wollen oder müssen, so steht eine solche Funktion im Menü Person/weitere Stammdaten/spezielle Datenbankoperationen ausführen (oder alternativ Mandant/Daten löschen/Löschung durchführen) zur Verfügung.

 

Zur Vorbereitung einer solchen Aktion hilft Ihnen der Programmteil Lösch-Assistent im Menü Person/weitere Stammdaten/Personen-Datensätze zum Löschen selektieren (oder alternativ Mandant/Daten löschen/ Lösch-Assistent)

Beide Funktionen sind im Benutzerhandbuch beschrieben.

Tipp: Öffnen Sie einen der Programmteile und betätigen die Taste F1 auf Ihrer Tastatur (auf Notebooks ggf. die Tasten Fn und F1): damit öffnet sich die Hilfe im passenden Kapitel.

Ob die Pflicht zur Aufbewahrung von ausgestellten Dokumenten wie z.B. von Spendenbestätigungen oder Rechnungen mit dem hier beschriebenen Löschen von Personen-Daten in Widerspruch steht,

klären Sie bitte mit Ihrem Steuerberater oder einer anderen zur verbindlichen Rechtsauskunft befähigten Institution, ggf. auch mit Ihrem Datenschutzbeauftragten.

OPTIGEM gibt hier lediglich zu programmtechnischen Abläufen Auskunft und übernimmt keine Gewähr für die rechtlichen Folgen von durchgeführten Löschvorgängen in OPTIGEM Win-Finanz.

Fragen und Antworten zu OPTIGEM.WEB

OPTIGEM.Web lässt sich von jedem internetfähigen Gerät aus nutzen. Nötig sind lediglich Internetzugang und Browser. .

Konkrete Angaben zu den Systemvoraussetzungen finden Sie hier.

Ja. OPTIGEM.Web ist responsive und auf mobilen Geräten nutzbar. Wir empfehlen von unterwegs die Nutzung mit Tablet oder Notebook, da die Anwendung nicht konkret für Smartphones optimiert wurde.

Ja. Werden beispielsweise durch Herrn Müller Adressdaten in OPTIGEM.Web geändert, übernimmt Win-Finanz die geänderten Daten automatisch.

Die Spenden- und sonstige Buchungen werden im Partner- und dem Projektmodul lediglich passiv dargestellt. Für die Buchungserfassung oder die Bearbeitung benötigen Sie die OPTIGEM Win-Finanz.

Die Lizenzgebühren für OPTIGEM .Web sind nach der von Ihnen gewünschten Anzahl an Benutzeraccounts gestaffelt und liegen zwischen 400 € und 3.500 € pro Jahr. Mehr dazu erfahren Sie von unseren Kundenberatern. Schreiben Sie uns einfach über das Kontaktformular unten an.

Ihre Lizenz beinhaltet die Nutzung der aktuellen Version von OPTIGEM.Web für eine maximale Anzahl Benutzeraccounts. Ihre Mitarbeiter können die Anwendung dabei auf beliebig vielen Geräten verwenden. Ebenso sind sämtliche Updates in den jährlichen Lizenzkosten enthalten.

Fragen und Antworten zum WWS

Ja. Sowohl bei der Erfassung von Artikeln an der Kasse als auch beim Wareneingang können Sie handelsübliche Barcode-Scanner verwenden.

Ja. Ob direkt beim Erfassen des Wareneingangs oder zwischendurch lassen sich Preisetiketten inklusive  Barcode in beliebiger Stückzahl.

Ja. Sie können beliebig viele Benutzer einrichten und deren Rechte individuell bestimmen.

Ja. Beim Betrieb in einem Netzwerk können mehrere Arbeitsplätze mit WWS sowohl gleichzeitig als auch mit gemeinsamen Datenzugriff.

Die Systemvoraussetzungen für Win-Finanz sind identisch mit den Vorausetzungen für MS Office 2010 bzw. MS Access 2010. Konkrete Angaben.

Ja. Viele Auswertungen können direkt nach Excel ausgegeben werden. Ebenso werden Serienbriefe aller Art direkt in MS Word ausgegeben.

Ja. Unsere Anwenderbetreuung unterstützt Sie kompetent am Telefon, per E-Mail oder per Fernwartung. Wir informieren unsere Kunden zu Programmerweiterungen und Updates individuell mit direkten Kundenmailings.

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