Fragen und Antworten »Jahres-Spendenbestätigungen«

1. Allgemeines

Wer in seinen Personen-Stammdaten auf Registerkarte Fibu den Eintrag „Jahresbestätigungen“ auf „Ja“ eingestellt hat und im gewählten Buchungsjahr Spenden geleistet hat, für die noch keine Einzel-Spendenbestätigung ausgestellt worden ist.

Das Hauptkonto muss die Kontoart „Spendenertrag 1″ oder „Spendenertrag 2″ haben. Die Kontoart „Ertragskonto“ und ein Unterkontenmodus „mit Personenbindung“ genügt nicht als Kennzeichnung von Spendenkonten! Außerdem muss im Feld Unterkonto-Nr. die Personen-Nr./Spender-Nr. stehen.

Wenn beim Erstellen der Spendenbestätigungen die Option „Familienadressierung“ gewählt wird, werden (gemeinsam veranlagte) Ehepartner in der Spendenbestätigung als Spender genannt. Dabei spielt es keine Rolle, auf welchen Ehepartner die Spenden gebucht wurden.

Die Ehepartner mit Kennzeichnung „getrennte Steuerveranlagung“ (auf der Registerkarte Fibu in den Personen-Stammdaten) erhalten immer eine individuelle Spendenbestätigung, auch wenn die Option „Familienadressierung“ beim Ausstellen der Spendenbestätigungen gesetzt wird.


(Abb. 1 – Personenstammdaten – Registerkarte Fibu)

Wählen Sie zur Vorbereitung der Vorlagen im Menü „Serienbriefe“ oder auch „Spenden“ den Programmteil „Dankbriefe und Bestätigungen“. Hier können Sie pro Dokumentenart zwischen Verarbeitung „intern“ und „MS Word“ sowie „extern“ oder „Druckformular“ wählen.

Wenn Sie die Spendenbestätigungen mit der OPTIGEM-internen Serienbrieffunktion erstellen möchten, wählen Sie „intern“. Wenn Sie diese mit Hilfe von MS Word erstellen möchten, wählen Sie „MS Word“. Wählen Sie „extern“, wenn die Spendenbestätigungen mit einer anderen Software als MS Word erstellen, OPTIGEM erstellt dann eine Textdatei mit Adressen und Spendensummen aller Spender.

Für die Erstellung der Bestätigungen mit einer vorbereiteten Vorlage wählen Sie im Menü „Spenden“ den Programmteil „Sammelbestätigungen“:

(Abb. 2 – Erstellen der Jahresspenden-/Sammelzuwendungsbestätigungen)

Diese Option auf der Registerkarte „Allgemein“ ermöglicht es Ihnen, einen oder mehrere Testläufe durchzuführen. Dabei erfolgt anders als beim Echtlauf KEINE Kennzeichnung der Spenden als spendenbestätigt.

Damit die auf diesem Wege erstellten Spendenbestätigungen nicht irrtümlich an den Spender weitergereicht werden, hängt OPTIGEM an den Namen des Spenders und den Ortsnamen „*TESTLAUF“ an. Nutzen Sie diese Funktion so oft zum Testen, bis Sie sicher sind, dass ein Echtlauf das gewünschte Ergebnis liefert.

Starten Sie (nach Korrektur oder Umbuchung der Spende/n) den Programmteil „Sammelbestätigungen“. Wählen Sie auf der Registerkarte „Personenbereich“ den Eintrag „Einzelne Person“ und tragen anschließend die Personen-Nr. des Spenders ein. Markieren Sie dann auf der Registerkarte „Spendenbest.“ die Option „Sammelspendenbestätigt-Kennzeichen der Buchungen ignorieren“ und fahren Sie wie gewohnt mit der Erstellung fort.

Passen Sie dazu die Textvorlage entsprechend an. OPTIGEM ergänzt diesen Hinweis nicht automatisch beim Ausstellen einer Zweit-Spendenbestätigung. 

Seit Win-Finanz Version 6.1 steht im Menü „Buch.“ der Programmteil „Buchungen festschreiben“ zur Verfügung. Damit können Buchungen gemäß GoBD-Vorschriften zeitnah festgeschrieben d.h. unveränderlich gemacht werden. Je nach eingestelltem Prüfmodus dieses Programmteils im Menü „Mandant / GoBD“ erscheint nun ein Hinweis auf die Anzahl der evtl. noch nicht festgeschriebenen Buchungen. Im Standardfall (Prüfmodus 2 – Warnung bei fehlender Festschreibung) ist diese Meldung nur ein Hinweis, den Sie mit Klick auf „OK“ zur Kenntnis nehmen können, die Spendenbestätigungen können danach erstellt/ aufgerufen werden.

Sie bemerken z.B., dass einzelne Spenden oder Spender bei den Jahresbestätigungen fehlen oder Sie erhalten den Hinweis: „Es werden keine Spendenbestätigungen/ Briefe erstellt, keine Person entspricht den vorgegebenen Bedingungen.“

Mögliche Ursachen sind:

  • Der Spender hat in den Personen-Stammdaten auf der Registerkarte „Fibu“ im Datenfeld „Jahresbestätigungen“ die Einstellung „Nein“.
  • Das Hauptkonto hat nicht die Kontoart „Spendenertrag 1″ oder „Spendenertrag 2″
  • Das Hauptkonto ist unter den Mandanten-Stammdaten auf der Registerkarte „Buch.-Eingabe“ als „Spendensammelkonto“ eingestellt. Über ein solches Konto können Spenden auf weitere Spendenkonten aufgeteilt werden, direkte Buchungen auf diesem speziellen Spendensammelkonto werden aber nicht spendenbestätigt.
  • Die Spende ist ohne Angabe der Spender-Nr. im Feld Unterkonto-Nr. gebucht.
  • Für die Spende ist bereits eine Einzelbestätigung ausgestellt worden. Kontrollieren Sie dies, indem Sie in den Personen-Stammdaten auf „Buch.-Su.“ klicken und prüfen, ob in der Buchungsübersicht in der Spalte „ESB“ ein Häkchen ist (vgl. dazu Abb. 3).
  • Für die Spenden sind bereits Sammelbestätigungen ausgestellt worden. Prüfen Sie dies ebenfalls unter „Buch.-Su.“ und sehen, ob in der Buchungsübersicht in der Spalte „JSB“ ein Häkchen ist.
  • Für eine Spende ist die Option „nicht in Jahresspendenbestätigung aufführen“ aktiviert worden. Überprüfen Sie in „Buch.-Su.“, ob in der Buchungsübersicht in der Spalte „nicht in JSB“ ein Häkchen gesetzt ist (sofern diese Option sichtbar ist). Diese mögliche Funktion ist optional im Programm Win-Finanz in den Mandanten-Stammdaten zuschaltbar, und beim Buchen der Spende wurde dieses Kennzeichen gesetzt. Eine solche Spende soll und kann somit nicht sammelbestätigt werden.
  • bis Programmversion Win-Finanz 6.4.1: Sie haben beim Erstellen der Spendenbestätigungen unter „Art der Ausstellung“ die Auswahl „nur elektronisch“ getätigt. Diese Funktionalität war (nach Ankündigung des deutschen Bundesfinanzministeriums in ca. 2011 zum Thema Elektronische Zuwendungsbestätigungen) in Win-Finanz nur theoretisch vorbereitet aber bis zum Inkrafttreten einer aktuell noch nicht existenten gesetzlichen Vorschrift gar nicht aktiv. Wählen Sie daher bis auf weiteres immer die Option „nur in Papierform“ oder auch „in Papierform oder elektronisch“ (Entfällt ab Programmversion 6.4.2, vgl. wie folgt)
  • ab Programmversion 6.4.2: Sie haben beim Erstellen der Spendenbestätigungen unter „Art der Ausstellung“ die Auswahl „per E-Mail an Spender (PDF/ZIP)“ getätigt, die betroffenen Spender haben auf der Personen-Registerkarte Fibu (vgl. Abb.1) aber neben dem „Ja“ für Jahresbestätigungen „in Papierform“ eingetragen. Wahlweise ist auch der umgekehrte Fall möglich.
    Falls Sie bei Ihren Spendern für die Jahresbestätigungen zum Teil „in Papierform“ und „per E-Mail an Spender (PDF/ZIP)“ eingestellt haben, müssen Sie die richtige/gewünschte „Art der Ausstellung“ beim Erstellen auch wählen, bei Bedarf also zwei Läufe Sammelbestätigungen durchführen.

Öffnen Sie die Schaltfläche „Buch.Su.“ in den Personen-Stammdaten des betroffenen Spenders. Kontrollieren Sie in dem breiten Feld unten rechts, ob alle Spenden aufgelistet werden. Wenn bei einzelnen Spenden im Feld „ESB“ ein Häkchen vorhanden ist, hat der Spender für diese Spenden bereits eine Einzelspendenbestätigung erhalten. Ist „nicht in JSB“ aktiviert, so soll diese Spendenbuchung nicht sammelbestätigt werden. Falls Spenden in dieser Übersicht fehlen, ist höchstwahrscheinlich die Kontoart der betroffenen Hauptkonten nicht auf „Spendenertrag1″ oder „Spendenertrag2″ eingestellt.


(Abb. 3 – Personenstammdaten – Details Buchungssummenübersicht „Buch.Su.“)

Öffnen Sie den Programmteil „Sammelbestätigungen“ und führen auf der Registerkarte „Spendenbest.“ den Befehl „Sammelspendenbestätigt-Kennzeichen zurücksetzen …“ aus. Bitte verwenden Sie diesen Befehl mit entsprechender Vorsicht! Es wird dabei für ALLE Spendenbuchungen des Buchungsjahres das entsprechende bestätigt-Kennzeichen entfernt.

Die Anlage enthält gemäß den verbindlichen Vorgaben des Bundesfinanzministeriums vom 07.11.2013 – eine einzelne, tabellarisch strukturierte Aufstellung der Spenden mit Datum, Betrag und Währung der jeweiligen Spende, den Gesamtbetrag, die Zuwendungsart und pro Spende den Hinweis, ob es sich um „Verzicht auf die Erstattung von Aufwendungen“ handelt oder nicht. Bei Stiftungen wird die Angabe der Zuwendungsart durch die Angabe, ob es sich um eine Zuwendung in den Vermögenstock handelt oder nicht, ersetzt. Die früher notwendigen Angaben zum Förderzweck sowie zur Spendenverwendung im In-oder Ausland müssen nicht mehr ausgewiesen werden.
   
(Abb. 4 –Anlage zur Sammelzuwendungsbestätigung – Beispiel für einen e.V.)

Hat Ihre Gemeinde die Rechtsform einer Körperschaft des öffentlichen Rechts oder ist sie direktes Mitglied in einem Bund mit Rechtsform KdöR, so nutzen Sie die sog. „KdöR-Variante“.  Diese Option ist bei Erstellung der Bestätigungen auf der Registerkarte „Spendenbest.“ bei Bedarf aktivierbar. Damit entfällt auf der Anlage zur Sammel-Zuwendungsbestätigung die Spalte mit Angabe der Art der Zuwendung (Geldzuwendung, Mitgliedsbeitrag, usw.) gemäß den seit 07.11.2013 geltenden amtlichen Mustern für Sammelbestätigungen für Körperschaften des öffentlichen Rechts.
Die Angabe, ob es sich um den Verzicht auf die Erstattung von Aufwendungen handelt, ist hingegen seit dem 07.11.2013 für alle KdöR-Gemeinden verbindlich vorgeschrieben.

Bei der sog. „Stiftungsvariante“ (diese Option ist bei Erstellung der Bestätigungen auf der Registerkarte „Spendenbest.“ bei Bedarf aktivierbar) entfällt auf der Anlage zur Sammel-Zuwendungsbestätigung die Spalte mit Angabe der Zuwendungsart (Geldzuwendung, Mitgleidsbeitrag, usw.) gem. den seit 07.11.2013 neu geltenden amtlichen Mustern für Sammelbestätigungen für Stiftungen des öffentlichen oder privaten Rechts. Dafür enthält sie je Spende die Angabe, ob es sich um eine Zuwendung in das Vermögenstock handelt oder nicht.

(Abb. 5 – mögliche Optionen für die Anlage zur Sammelbestätigung)

Das Programm prüft bei jeder Spende die Einstellungen des gebuchten Spendenkontos. Ist das Hauptkonto der Spendenbuchung im Feld Zuwendungsart mit „Verzicht auf Erstattg. von Aufwendungen“ gekennzeichnet, wird dies in der Anlage zur Sammelbestätigung sowie ggf. im Haupttext der Bestätigung entsprechend vermerkt.

Das Programm prüft bei jeder Spende die Einstellungen des gebuchten Spendenkontos. Ist das Hauptkonto der Spendenbuchung im Feld Zuwendungsart mit „Zustiftung“ gekennzeichnet, so wird dies in der Anlage zur Sammelbestätigung bei Ausgabe als „Stiftungsvariante“ entsprechend vermerkt.  

Die interne Serienbrieffunktion stellt unserer Ansicht nach die bessere Lösung für die meisten Anwender dar. Mit Hilfe der von uns zur Verfügung gestellten Textvorlagen kommen Sie mit wenigen Schritten und ohne lange Einarbeitung in die Serienbrieffunktion von MS Word zu korrekten Spendenbestätigungen. Wir empfehlen Ihnen nur die Verarbeitung mit MS Word, wenn Sie z.B. ein Logo in die Spendenbestätigung einbauen möchten oder die Anlage nicht als 2. Seite, sondern auf der Rückseite der Spendenbestätigung ausdrucken möchten.

2. Spendenbestätigungen mit der internen Serienbrieffunktion erstellen

Laden Sie hier mit Klick auf den folgenden Link die Datei Vorlagen für Spendenbestätigungen (internes Verfahren) herunter.

Speichern Sie durch Klick auf den Pfeil unter Download diese gepackte Zip-Datei auf Ihrem PC und entpacken/ extrahieren den Inhalt des Zip-Ordners. Wählen Sie dann über das Menü „Spenden“ den Programmteil „Dankbriefe und Bestätigungen“, dort über die Schaltfläche „Im-/Export“ den Befehl „Import“ zum Import der Textvorlagen aus der extrahierten Datei. Es werden mehrere Sammel- und Einzelspendenvorlagen importiert, passend für Ihre Organisation entweder als eV oder als KdöR.

Hinweis: nicht benötigte importierte Vorlagen (eV oder KdöR) können Sie in derselben Programmfunktion im Anschluss wieder löschen.

 

 
 
Öffnen Sie im Menü „Spenden“ oder „Serienbriefe“ den Programmteil „Dankbriefe und Bestätigungen“. Wählen Sie für die Dokumentenart „Jahresspenden-/ Sammelzuwend.-bestätigungen“ als Verarbeitung „intern“. Im unteren Fensterbereich finden Sie eine Übersicht der vorhandenen Vorlagen. Markieren Sie eine Vorlage und wählen Sie „Bearbeiten“ (bzw. wählen Sie „Neu“ zur Erstellung einer neuen Vorlage).
(Abb. 6 – Dokumentenvorlagen verwalten)

Falls Sie die Bestätigungen auf einen vorgedruckten Briefbogen Ihres Gemeindebundes (FEG oder Stiftung FeG Nord) ausgeben, so treffen Sie im Programmteil „Sammelbestätigungen“ links im Bereich „Verarbeitung“ die Auswahl „Druckformular“. In der Übersicht finden Sie nun das passende Formular, welches die OPTIGEM GmbH in Absprache mit dem jeweiligen Gemeindebund vorbereitet hat.

Beides ist möglich. Wählen Sie im Programmteil „Dankbriefe und Bestätigungen“ den Befehl „Bearbeiten“ und tragen Sie zur Ausgabe auf Blankopapier den Absendernamen und die Abs.-Adresse Ihrer Gemeinde/Ihres Werks ein. Lassen Sie zur Ausgabe auf Briefpapier diese Felder leer und passen Sie ggf. die Einstellungen „linker Rand“ und „rechter Rand“ an Ihre Bedürfnisse an. Mit Hilfe der Funktion „Beispiel“ erhalten Sie jederzeit eine Druckvorschau und können Testdrucke auf dem gewählten Papier durchführen. 

Seit Programmversion Win-Finanz 4.7 kann eine gescannte Unterschrift eingebunden werden, aktivieren Sie dazu die gleichnamige Option in der Bearbeitungsfunktion der Vorlage. Sie benötigen eine Bilddatei mit der Unterschrift im Format .jpg, .bmp oder .tif. Ein Logo ist mit der internen Serienbrieffunktion nicht möglich. Wenn Sie diese Möglichkeit nutzen wollen, verwenden Sie MS Word zur Erstellung der Spendenbestätigungen.

Bei der Ausgabe der Sammelbestätigungen erstellt OPTIGEM zwei Druckvorschauen: Im Vordergrund erscheinen die Spendenbestätigungen und können nun ausgedruckt werden, ggf. auf Briefbogen Ihrer Gemeinde bzw. Ihres Werks. Schließen Sie die Druckvorschau nach dem Ausdrucken: es erscheinen die Anlagen in gleicher Sortierreihenfolge wie die Spendenbestätigungen. Drucken Sie diese auf Blankopapier aus.

Falls diese zweite Seite mit den Anlagen nicht erscheinen sollte: prüfen Sie im Menü „Mandant“ / „Stammdaten verwalten“, ob auf der Registerkarte „Allgemeines“ unter „Inland“ (nicht: Land) das Land DEUTSCHLAND ausgewählt ist. Sollte dieses leer sein oder ein anderes „Inland“ enthalten, so nimmt Win-Finanz an, dass keine Anlagen gemäß deutschem Spendenrecht erstellt werden sollen.
Eine weitere Anleitung zu Vorbereitung und Erstellung der Jahresspendenbestätigungen mit OPTIGEM Win-Finanz finden Sie im Benutzerhandbuch (Programm-Menü ? > Hilfe: Kapitel 10. Briefe und Spendenbestätigungen > 1. Serienbriefe und Spendenbestätigungen > Jahresspendenbestätigungen und -Dankbriefe).

3. Spendenbestätigungen mit Microsoft Word erstellen