OPTIGEM

SOFTWARELÖSUNGEN FÜR GEMEINDEN
UND GEMEINNÜTZIGE WERKE

Update: OPTIGEM WIN-FINANZ Version 6.7

Hinweise zu Neuerungen und Änderungen

Sammelbestätigungen per E-Mail an Spender

Die wesentliche Neuerung der Version 6.7 von OPTIGEM WIN-FINANZ besteht in der Möglichkeit, Ihren Spenderinnen und Spendern Sammelbestätigungen per E-Mail statt bisher auf Papier zusenden zu können. Dies gilt für Organisationen mit Sitz in Deutschland.

Diese Funktion ist bereits seit OPTIGEM WIN-FINANZ Version 6.4.3 vorhanden. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung haben wir jetzt auch online für Sie als Ergänzung auf die Seite „FAQ Spendenbestätigungen“ hinzugefügt.

Neue Funktionen für Ihre Buchhaltung

5-stelliger Sachkontenrahmen

Auf vielfachen Wunsch unserer Kunden (meist von deren Steuerberatern) unterstützt OPTIGEM WIN-FINANZ die Verwendung von 5-stelligen Sachkontonummern. Bisher waren diese auf maximal 4 Stellen begrenzt.

Auch wenn unser Programm immer schon einen Buchungsdatenex- und -import in/aus dem Format DATEV bereitstellte, konnte es bei diesen Schritten und der Nachbearbeitung der Daten evtl. zu Irritationen und Übersetzungs-"Fehlern" kommen.

Ab sofort können Sie im Menü Mandant/Stammdaten auf dem Register Allgemeines diese Stelligkeit auswählen:

Wenn Sie vom bisherigen Programmstandard 4-stellig auf 5-stellig umschalten, können Sie ab jetzt neue Sachkontennummern mit bis zu 5 Stellen anlegen und verwenden.

Alternativ richten Sie sich einen neuen Mandanten ein und erstellen in diesem auch einen völlig neuen Kontenrahmen, ohne die 4-stelligen „Altlasten“.

Sollten Sie bei einer Datenumstellung Ihrer aktuell bestehenden Buchhaltung bzw. Kontenrahmen von 4 auf 5 Stellen Hilfe benötigen, so kontaktieren Sie dazu gerne den OPTIGEM-Support.

Sachkonten: Suche, Salden, Summen

Neben den nun möglichen fünf Stellen finden Sie auch einige Ergänzungen rund um den Bereich der Sachkonten, die Ihnen das Arbeiten im Programm weiter erleichtern sollen.

Suchen:

In den Sachkontostammdaten ist in der Suche die mögliche Unterteilung in die Vereins-Tätigkeitsbereiche eingearbeitet:

Sobald in den Mandantenstammdaten > Schaltfäche Tätigkeitsbereiche > Option Unterteilung der Sachkonten … aktivieren eingeschaltet ist, sind diese Bereich  in den Kontostammdaten pro Sachkonto zuordbar, und auch in der Suche kann danach unterschieden werden.

Salden:

Die Saldenanzeige (wir sind weiterhin in den Kontostammdaten) enthält nach Aktivierung des Buttons akt. neben den bisher schon vorhandenen Werten Buchungsanzahl und Saldo neu auch noch das neuste Datum der letzten Buchung:

 

Summen:

In der Kontoblattanzeige (Menü Konten/(Kontoblätter) Anzeigen) erscheint unterhalb der Auflistung Summe (angezeigte Buchungen) der neue Bereich Summe (ausgewählte Buchungen). Damit sind Abstimmungsarbeiten in der Kontoblattanzeige, nach expliziter Auswahl von Buchungen zum z.B. Aufspüren von Differenzen noch zielführender möglich.

 

Löschen:

Das Löschen eines Kontos ist immer dann zugelassen, wenn es im aktuellen UND im Vorjahr nicht bebucht ist. Darüber hinaus gilt das Löschen immer nur für das aktuell geöffnete Buchungsjahr: in älteren Jahren bleibt ein solches Konto erhalten, in nachfolgenden aber auch. Aus der Erfahrung unseres Supports konnte es in diesem Bereich zu Irritationen und unerwarteten Ergebnissen kommen. Daher meldet OPTIGEM WIN-FINANZ Ihnen beim Löschen eines Kontos, wenn Sie sich nicht im neusten Buchungsjahr befinden, dies jetzt wie folgt:

 

Neuanlage:

Wie beim Löschen gilt auch hier diese Buchungsjahrabhängigkeit der Kontostammdaten. Bei der Neuanlage eines Kontos blendet OPTIGEM WIN-FINANZ, falls Sie sich nicht im neusten Buchungsjahr befinden, Ihnen dazu diesen Hinweis ein:

Nächstes Buchungsjahr anlegen und Saldovortrag

Im Programm OPTIGEM Service-Tool im Bereich Mandanten kann das nächste Buchungsjahr jederzeit angelegt werden. Das ist auch schon im Vorjahr möglich, wenn Sie schon recht weit mit Ihrer Buchhaltung sind – unabhängig von Jahresabschlüssen oder dem Erstellen von Sammelbestätigungen. Dies war auch schon in der Vergangenheit möglich.

Bei der Neuanlage eines Buchungsjahres werden z.B. alle Stammdaten und Einstellungen der Sachkonten, Projekte u.w. in das neue Jahr kopiert.

 

Wichtiger Hinweis:
Es werden damit keine Anfangsbestands-Buchungen erstellt. Um diese auszuführen bzw. zu übernehmen, muss im Programm OPTIGEM WIN-FINANZ im Menü "Buch./Kontosalden übertragen" die Übertragung manuell angestoßen werden.

Eine "automatische Buchung" gab es hier bisher noch nicht und ist auch für die Zukunft nicht vorgesehen.

 

Neue Funktionen in den Personendaten

Erweiterungen in der Personensuche

Die Suche nach Spendern und anderen Personen wurde um eine Möglichkeit erweitert.

Statt der bisher normalen Suchvorgabe "Nachname, Vorname" kann nun in vielen Feldern, in denen nach einer Personen-Nr. gesucht wird, mit Leerzeichen getrennt eine Suchvorgabe für alle drei Namensfelder (Vorname, Name, Namenszusatz) eingesetzt werden. Dies gilt z.B. für das Feld Nr./Gehe zu in den Personenstammdaten, bei Erfassen einer neuen Rechnung, … .

Ihre Suchvorgabe kann z.B. nun "Karl Mustermann" oder "K Must" lauten, es würde damit auch eine Adresse gefunden, bei der "Karl Mustermann" im Feld Namenszusatz steht

Mit der normalen = bisher möglichen Suche kann stattdessen nur über den Nachnamen "Mustermann" gesucht werden, und das Ergebnis kann ein abweichendes sein:

Diese Art der Suche ist eine Variante der bisherigen Funktion, und Sie müssen eine festlegen.

Zur Umstellung aktivieren Sie im Menü Mandant/Stammdaten auf dem Register Personen III die Option Personensuche für schnelle Netzwerke und lokale Installationen aktivieren.

Aufgrund dieser Bezeichnung können Sie auch sehen, dass bei großen Datenbeständen oder umfangreichen Netzwerken die Suchgeschwindigkeit sich verlangsamen kann.

Testen Sie daher bei Interesse/Bedarf diese Option, vergleichen die Qualität der Suchtreffer in Ihren Personendaten sowie die Laufzeiten und entscheiden, ob Sie damit arbeiten wollen.

Namensfelder an erster Stelle

Im Programmteil Personensuche (Personenstammdaten > Button Suche) wurde darüber hinaus der Bereich Namens-Felder an die erste Stelle gesetzt, vorher war dieser weiter unten.

Damit können Sie nun direkt mit einer Suchvorgabe wie z.B. schmi unter Nam.-Felder alle Personen finden, die im Feld Name, Vorname oder Namenszusatz an irgendeiner Stelle diese Zeichenfolge eingetragen haben:

Unsere Empfehlung: bei Namen nicht nur im Feld Nachname, sondern auch in anderen Feldern Angaben eingeben und suchen.

Farbliche Darstellung der Klassifizierung von Personen

Erkennen Sie auf einen Blick den „Status“ einer Person. Neben der Personen-Nr. können Sie auf Basis des Mitgliedschaftsstatus, wichtiger Kategorien, gebuchter Spendensummen im aktuellen Jahr/Vorjahr(en) und weiteren mit Hilfe von fünf Farbwerten die angezeigte Person klassifizieren und zusätzlich mit selbst definierten Abkürzungen genauer kennzeichnen:

Definition: erfassen Sie im Menü Person/weitere Stammdaten/Personen-Klassifizierung verwalten auf den zwei Registerkarten die gewünschten Werte.

Register Stufen/Farben:

Sie können für insgesamt fünf Stufen auswählen, welche Farbe verwendet werden soll. Sinnvoll ist jeweils eine andere Farbe pro Stufe, und Sie müssen nicht alle Stufen verwenden/zuordnen, wenn Sie nur zwei oder drei benötigen. Beginnen Sie oben, ab Stufe 5.

 

Register Details:

Wählen Sie zuerst einen Bereich aus. Es sind hier möglich: Kategorien, Spenden, Regelmäßige Lastschriften, Mitgliedschaft, Projekte und (für das Zusatzmodul) Patenschaft.

Definieren Sie über neu eine erste Regel, die vorläufig mit <neue Regel> bezeichnet wird. Je nach gewähltem Bereich werden Ihnen verschiedene Kriterien angezeigt, die Sie mit Werten ausstatten müssen.

Für z.B. Spenden legen Sie einen Zeitraum fest, wie das aktuelle (Buchungs-)Jahr oder dieses mit einem oder mehreren Vorjahren. Geben Sie dann Betragsgrenzen ein und die Sachkonto-Zuordnung zu den Spendenkonten, die zur Ermittlung der Spendensummen verwendet werden sollen, optional schränken Sie auf bestimmte Projekte und (ein) Aktionskennzeichen ein. Ordnen Sie dieser Regel eine Stufe = gleich eine Farbe zu und vergeben ein - für Sie aussagekräftiges - Kürzel.

Mit Änderungen speichern wird diese Regeldefinition gesichert und mit einer zusammenfassenden Beschreibung aufgelistet. Erstellen Sie nach und nach weitere Regeln und ordnen diesen i.d.R. eine andere Stufe/Farbe und immer ein Kürzel zu. Wollen Sie eine bereits bestehende Regel ändern und anpassen, so öffnen Sie diese wieder über Bearbeiten.

Ergebnis: In den Personenstammdaten wird, sobald mindestens eine Regel zu einem Bereich definiert ist, neben der Personen-Nr. damit das neue Feld eingeblendet:

Diese Person erfüllt die oben definierte Spenden-Regel Stufe 5, Kürzel GS, da im aktuellen Jahr über 1000,- Spenden verbucht sind. Die weiteren Kürzel MG und RG stammen aus Regeln für andere Bereiche. Es kann für jede Person nur eine Farbe angezeigt werden, und dies ist immer die höchste zugeordnete (Farb-)Stufe einer erfüllten Regel. Hier im Beispiel ist dies 5 = grün, selbst wenn z.B. die Zuordnung MG oder RG von einer anderen Regel nur Stufe 4 = gelb erreichen würde oder noch eine niedrigere.

Weitere neue Funktionen in anderen Programmteilen

Projektverteilungsschlüssel

Zweck dieses neuen Programmteils: Sie verwenden einige so bezeichnete Gemeinprojekte, auf die z.B. Zuschüsse oder auch Aufwendungen wie Umbauten gebucht werden. Nach von Ihnen definierten Schlüsseln können regelmäßig Umbuchungen zur Verteilung dieser aufgelaufenen Gesamtsummen auf die einzelnen Zielprojekte erzeugt werden.

Typische Anwendungen sind: Baumaßnahmen, Fuhrparks, Mittelzuschüsse, die je nach Nutzung (Dauer, Kilometer, rein prozentual, …) umverteilt werden können.

Der wesentliche Unterschied zu den Ihnen evtl. schon bekannten Funktionen der Projektumbuchungen ist: es wird stets der gesamte aufgelaufene Saldo des Gemeinprojekts umverteilt bzw. umgeschlüsselt.

Der Programmteil ist eine kostenpflichtige Zusatzfunktion (kein Zusatzmodul). Bitte nehmen Sie bei Interesse an dieser Lösung gerne Kontakt zu uns auf.

Unterstützung von OPTIGEM CX

Zeitgleich mit dem Erscheinen von OPTIGEM OPTIGEM WIN-FINANZ Version 6.7. bieten wir Ihnen mit der neuen Anwendung OPTIGEM CLOUD EXTENSIONS (kurz OPTIGEM CX) ab sofort eine wertvolle Hilfe bei Ihrer täglichen Arbeit als Kassiererin und Kassierer.

Das OPTIGEM CX Beleg-Management ermöglicht es jedem, der in Ihrer Organisation etwas einkauft oder bestellt, die Belege oder Rechnungen sowie andere Dokumente mit wenigen Klicks einfach hochzuladen. Anschließend können Sie in der OPTIGEM OPTIGEM WIN-FINANZ-Buchhaltung die Erstattung ganz einfach veranlassen und die Vorgänge so zügig bearbeiten.

Das OPTIGEM CX Finanz-Dashboard zeigt Ihren Verantwortlichen auf einen Blick die wirtschaftlichen Kennzahlen Ihrer Organisation, wie Spendenentwicklung und Liquidität u.v.m. – und das übersichtlich, jederzeit und überall, im Büro oder unterwegs.

Alle weiteren Informationen dazu finden Sie unter OPTIGEM.COM/CX.

OPTIGEM WIN-FINANZ 6.7. ist Mindestversion für die Unterstützung von allen OPTIGEM CX-Funktionen.

Hinweise und Neuerungen

Wenn Sie lieber alle Hinweise und Neuerungen auf einen Blick haben wollen, ggf. auch zum Ausdrucken, dann laden Sie gern diese PDF-Datei herunter. Klicken Sie einfach auf das Bild, und der Download wird Ihnen zum Speichern vorgeschlagen.

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Pascal
Frigge

Programmierung(.NEt)

Unser bislang letzter Neuzugang für die „.Net“-Programmierung. Mit jungem und frischem Schwung arbeitet er eifrig und ausdauernd an der Realisierung der neuen Anwendungen.

 

Er hat einen Bachelor – ist aber kein Bachelor! Seine Herz-Dame hat er bereits gefunden. Stets freundlich und entspannt bereichert er unser Team.

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Stephan Frigge

Programmierung(.net)

Erfahrener und ausdauernder Programmierer. Stetig und leise wachsen verschiedene Bestandteile unsere Web-Anwendungen auf seinem Rechner.

 

Privat hat er einer Königin und deren Volk ein neues Zuhause eingerichtet. Zum Dank dafür kann er süßen Honig ernten. Ganz seiner Art entsprechend, hegt und pflegt er seine Bienen ausdauernd und geduldig.

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Daniel
Kadereit

Programmierung (Access)

Programmierer unserer Access-Anwendung und Background-Support für technische „Härtefälle“. Er navigiert unsere Kunden erfolgreich durch den Dschungel der Serverkonfigurationen, Programmupdates und Datenumstellungen.

Ein Liebhaber des rundledrigen Breitensports, der vor allem seinem direkten Nachbarn – dem BVB – sämtliche Daumen drückt und zugleich mit blutendem Herzen um den Kern dieses wunderbaren Spiels bangt. Benötigt zudem irgendein Gemeinschaftsgut im Büro einer ausführlichen Pflege, kümmert sich Daniel hingebungsvoll darum.

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Kay
Leibert

Technischer Support

Wenn es bei Ihnen hakt, ist Kay unser Trouble-Shooter! Seine langjährige Erfahrung sowohl in der Netzadministration als auch in der Softwareentwicklung bringt er gerne ein, um kleineren wie auch größeren Schwierigkeiten schnell auf dem Grund zu gehen.

 

In seiner Gemeinde in der alten Heimat hat Kay auch als Kassenwart schon mit OPTIGEM gearbeitet. Nun hat er gewissermaßen die Fronten gewechselt und fühlt sich als gebürtiger Badener sogar im Ruhrpott pudelwohl. Er liest gerne und liebt Städtereisen im In- und Ausland.

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Stefan
Pfefferkorn

anwenderbetreuung

Fallorientiert und kompetent bringt er sich täglich an der Hotline ein. Darüber hinaus schult Stefan unsere Anwender vor Ort oder sie hören ihn als Stimme bei unseren Webinaren.

 

Für ihn als waschechten Sachsen im nordrhein-westfälischen „Revier“ versteht es sich von selbst, dass er immer wieder Heimatluft auftanken muss. Danach kann es durchaus zur Sprachverwirrung kommen und seine bilinguale Fähigkeit muss sich wieder auf Ruhrpott-Deutsch umstellen.

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Frank Kroll

anwenderbetreuung

Freuen Sie sich auf sein „Willkommen“ an der Hotline!  Hoch konzentriert und qualifiziert löst er Anwenderprobleme.

Er fährt am liebsten richtig alte Roller, am besten im Originalzustand aus den 50-ern und aus Italien selbst importiert. PKW dürfen ebenfalls nicht jünger sein. Dafür geht es zum Ausgleich im Urlaub immer mal wieder auf eine richtig moderne Fahrradtour.

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Roswitha
Rücknagel

anwenderbetreuung

Mit viel Herz berät und hilft Roswitha unseren Anwendern an der Hotline. Als gelernte Bilanzbuchhalterin ist sie an deren täglicher Arbeit ganz nah dran.

 

Gebürtig in Bayern zieht es sie immer wieder in ihre Heimat. Aber auch ferne Reiseziele interessieren sie sehr. Als Ausgleich zu ihrem Fulltime-Job bei OPTIGEM geht sie gern in die Natur und engagiert sich als Kleingruppenleiterin.

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Andreas
Glups

Programmierung (.net)

Andreas ist Entwicklungsleiter im Bereich .NET und unser Administrator, der bereits über viele Jahre das OPTIGEM Team mit seinem ausgeprägten Know-how bereichert.

 

 

Als Ausgleich zum Büro schwingt er sich gelegentlich auf sein Motorrad und genießt aussichtsreiche, kurvige Routen.

Steckbrief

Birgit
Glups

Anwenderbetreuung

Eine Frau der ersten Stunde, die ganz wesentlich die Anwenderbetreuung bei OPTIGEM über mehrere Jahre mitgeprägt und aufgebaut hat. Birgit ist in der Anwenderbetreuung mit Herz, Seele und Know-how aktiv.

 

Dass Birgit ihren Ehemann auch bei uns kennen und lieben gelernt hat, ist natürlich rein zufällig geschehen.

Sogar der Traupastor des Paares ist früher bei OPTIGEM tätig gewesen.

 

Und soll der alljährliche Betriebsausflug wieder organisiert werden, fragen wir als erstes Birgit. Exotische und abenteuerliche Ziele sind dann garantiert.

 

Steckbrief

Melina
Pieth

Sekretariat

Melina arbeitet in Teilzeit in unserem Sekretariat. Ebenso gut gelaunt wie ihre Kollegin, kümmert sie sich um alle Fragen und Belange unserer Kunden.

 

Nebenberuflich ist sie als Familienfotografin unterwegs und genießt ihre Freizeit am liebsten mit ihren drei Kindern und ihrem Mann im Garten.

Steckbrief

Christiane
Rebbe-Walter

Sekretariat

Christiane arbeitet in Teilzeit in unserem Sekretariat. Egal, ob Fragen zur Softwarebestellung oder beim Bearbeiten von Anwendertagungen kommen, sie antwortet stets freundlich und gut gelaunt und hat alles hervorragend im Griff.

 

Privat leitet sie erfolgreich ein kleines Familienunternehmen und liebt es, in der Natur unterwegs zu sein.

Steckbrief

Mark
Cullingford

Geschäftsführung

Geschäftsführung, Kundenprojekte, und Schulungen: Der in Deutschland eingebürgerte, Baß spielende Brite kümmert sich um viele Firmenangelegenheiten, nur nicht um die Programmierung.

 

Leidenschaftlicher Golfer! Inmitten schöner Landschaften einen kleinen weißen Ball über gepflegten Rasen mit dafür völlig ungeeignetem Werkzeug in ein viel zu kleines Loch zu treiben – das bringt ihm die nötige Entspannung abseits der Arbeit.

Steckbrief

Mathias
Krallmann

Geschäftsführung

Der eigentliche Gründer und Urheber von OPTIGEM leitet heute weiterhin die Geschicke des Unternehmens. „Hands on“ ist ihm am liebsten, weshalb er sich mit vollem Eifer um die Programmierung kümmert, sowohl der Standard- als auch der Individuallösungen.

 

Als leidenschaftlicher Radfahrer fehlt es ihm nicht an Ausdauer. Keine Strecke ist ihm zu lang, keine Steigung zu steil – egal, ob im Sauerland oder in den Alpen.

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Torsten
Gresser

Marketing und Kommunikation

Für die digitalen und analogen Medien ist Torsten zuständig. Er bringt seine Erfahrungen als ehemaliger OPTIGEM-Kunde mit ein, um die Funktionen noch verständlicher zu machen. Ob Webseiten, Beschreibungen oder redaktionelle Beiträge – bei ihm ist die Kommunikation und das Marketing in guten Händen.

 

Wenn er aus seinem Homeoffice „nach Hause kommt“, tüftelt er gern handwerklich in seiner Holzwerkstatt, entdeckt beim Wandern und Mountainbiken die Natur oder genießt ein gutes Steak mit anschließendem Lagerfeuer in geselliger Runde.